Какво е инвентаризация
Понятие за инвентаризация
Инвентаризация
(в англ. inventory counts, physical inventory) е всяка периодична
финансова проверка и документирано потвърждение за фактическото наличие и
състояние на материални и финансови активи и друг инвентар, според
дейността (посуда, екипировка, имущество…) на едно дружество, счетоводно
заведени в инвентарните книги и приети за съхранение от материално
отговорните лица в съответните обекти - складове, магазини, цехове,
офиси и т.н.
Провеждане на инвентаризация
В дейността на всяка организация възникват конкретни случаи и ситуации, които налагат провеждането на инвентаризация на осчетоводения инвентар. Ето по-важните от тях:- - Съставяне на годишния финансов отчет за дейността на юридическото лице;
- - Отдаване на имущество под наем;
- - Наличие на естествена фира и фири в съхранявани и транспортирани продукти, суровини и материали;
- - Не парични вноски в капитала на новоучредени или съществуващи дружества;
- - Приватизация на предприятие;
- - Смяна на материално отговорното лице на даден обект;
- - В случаи на разхищение или злоупотреби;
- - Възникване на производствени аварии;
- - Кражби;
- - Възникване на стихийни бедствия - пожар, наводнение, земетресение и др. п.;
- - Ликвидация на дейността;
- - Сливане или разделяне на предприятия;
- - Структурна реорганизация на дейността;
- - Продажба на заведено имущество;
Нормативна основа за инвентаризация
Нормативна основа за провеждане на инвентаризация е залегнала в Закона за счетоводството, основно в глава 4 и в Националния сметкоплан, основно в част 1, точка В. Инвентаризирането е финансов метод за фактическа проверка на наличността, състоянието, стойностите и натуралните параметри на инвентара на юридическото лице към точно определена дата, съпоставяне на получените резултати със счетоводните данни и установяване на евентуални разлики (липси или излишъци) с цел осъществяване на вътрешно финансов контрол.Инвентаризационна комисия
Финансовата проверка започва и се провежда със Заповед за инвентаризация, издадена от ръководителя на юридическото лице, с която се назначава инвентаризационна комисия, в чийто състав задължително влиза главния счетоводител и съответното материално отговорно лице (МОЛ) на проверявания обект, а също и поне двама членове, които са служители в администрацията, счетоводството или други специалисти, които са в състояние да оценят състоянието на проверявания инвентар.Подготовка за инвентаризация
Всички членове на инвентаризационната комисия трябва да са запознати с изискванията на нормативната база за провеждане на инвентаризации, както и с Наредба № 13а за нормите на естествена фира и фири при съхранение и транспортиране на продукти, суровини и материали. Подготвени по този начин, членовете на комисията правят проверка на наличните инвентари в проверявания обект, като констатират и в какво състояние са те. Ако нещо липсва или е в негодно състояние, изясняват се причините за това.- - дата и наименование на стопанските операции;
- - сума;
- - остатъци по сметката в началото и края на годината.
Подготвителната работа на инвентаризационната комисия се заключава в
- - определяне на стопанските обекти, подлежащи на инвентаризация,
- - установяване на материално отговорните лица по съответните обекти,
- - разпределение на отговорностите между членовете на комисията,
- - анализ на резултатите от предишни инвентаризации,
- - откриване на обектите, в които преди са били засичани липси или излишъци, както и тези, в които се намират продукти подложени на естествена фира и фири при съхранение и транспортиране.
Към обектите за инвентаризиране могат да се отнесат
- - складови помещения;
- - търговски зали;
- - кухни;
- - бюфети или столове за хранене;
- - производствени помещения;
- - офиси.
Провеждане на инвентаризация
Всяка инвентаризация се провежда с участието на материално отговорните лица към съответния обект - склададжии, касиери и т.н. От тях се вземат разписки, че всички постъпили в обекта стоково материални ценности са заприходени, а всички отпуснати по предназначение - са отписани, като всички първични документи са предадени в счетоводството.Основни цели при инвентаризиране
Основна цел на всяко инвентаризиране е да се установи фактическото наличие на инвентара в юридическото лице в съпоставка с данните от счетоводните записи (по документи). Поради това проверката се прави с действително преброяване, премерване и претегляне на стоково материалните ценности. Инвентаризация може да се провежда в различни обекти:- - складове;
- - търговски обекти;
- - производствени цехове
- - офиси;
- - каса.
- - основни средства;
- - материални запаси;
- - готова продукция;
- - стоки в търговската мрежа;
- - наличие на парични средства;
- - ценни книги и парични документи.
Основни цели на всяка инвентаризация са:
- - проверка правилността на данните от текущия отчет и откриване на допуснати грешки;
- - отразяване на неотчетените стопански и финансови операции;
- - контрол върху съхраняването на зачисленото имущество;
- - контрол за пълнотата и своевременното изпълнение на стопанските договори и задължения, своевременно плащане на данъци и такси;
- - проверка за условията и реда по съхранение на стоково материални ценности и работен инвентар;
- - откриване на залежали и остарели стоки или такива с изтекъл срок на годност;
- - проверка за съблюдаване на принципите за материална отговорност;
- - проверка за състоянието, движението и отчитането на стокови запаси;
- - проверка дали се отразяват всички стопански операции в документите и в счетоводния отчет;
- - контрол по изпълнение на правилата за съхранение на специфични стоково материални запаси подложени на естествена фира и фири (продукти, суровини, материали);
Как се оформят резултати от инвентаризации?
След приключване на инвентаризациите и оформлението на Протоколите, последните се предават за по-нататъшна обработка в счетоводството на организацията. В някои случаи, с констатираните излишъци може да се компенсират някои от липсите на аналогични материални ценности, но това може да се направи само веднъж при един проверяван период, за едно материално отговорно лице (МОЛ) и за едно стоково наименование. В този случай МОЛ трябва да представи обяснение пред комисията за допуснатите разминавания.Така в заличителната ведомост ще се отрази сумата на липсите, която се покрива от излишъци.
Всяка инвентаризация представлява вид финансова проверка и потвърждение за фактическото наличие на осчетоводените по документи материални и финансови активи и друг инвентар, според дейността (посуда, екипировка, имущество…) на едно дружество, които са заведени в инвентарните книги и приети за съхранение от материално отговорните лица в различните обекти - складове, магазини, цехове, офиси и т.н. на юридическото лице.
-------------------