Инвентаризация и финанси.

Понятие за инвентаризация

Инвентаризация (в англ. inventory counts, physical inventory) е всяка периодична финансова проверка и документирано потвърждение за фактическото наличие и състояние на материални и финансови активи и друг инвентар, според дейността (посуда, екипировка, имущество…) на едно дружество, счетоводно заведени в инвентарните книги и приети за съхранение от материално отговорните лица в съответните обекти - складове, магазини, цехове, офиси и т.н.
 
В хода на всяко инвентаризиране се съставя инвентаризационен протокол, в който се отразява фактическото състояние на инвентаризираните обекти. В съответствие със законодателството, инвентаризации в предприятия, организации и институции се провеждат поне веднъж годишно около датата на годишния финансов отчет за дейността на юридическото лице, което се проверява. Проверката обхваща всякакви стоково материални ценности, основни средства, оборотни фондове, пари в брой в касата, финансови вземания и задължения и т.н.

Всяко юридическо лице е длъжно да води отчет за своите основни средства, като отразява документално тяхното постъпване, въвеждане в експлоатация, монтаж, ремонт, условия за съхранение и използване, естествени фири и фира в продукти и суровини, а чрез инвентаризацията да констатира наличието на липси и / или излишъци и начините за тяхното компенсиране и отписване от счетоводната документация. Цялата тази информация се отразява в счетоводния отчет и в годишния финансов отчет за дейността.

За наличния инвентар, зачислен в баланса на организацията, се завеждат инвентарни карти и им се прикача инвентарен номер, който трябва да е прикрепен към инвентара даже в случаите, че той се отдава за ползване под наем. Реда за неговото определяне се разработва от ръководството на юридическото лице и се фиксира в метода за счетоводно отчитане на дейността. А чрез инвентаризиране се прави оценка за наличността и състоянието на осчетоводеното имущество, контролира се движението на основни средства и материални запаси и се осъществява финансов контрол върху цялостната дейност.

Провеждане на инвентаризация

В дейността на всяка организация възникват конкретни случаи и ситуации, които налагат провеждането на инвентаризация на осчетоводения инвентар. Ето по-важните от тях:
  • - Съставяне на годишния финансов отчет за дейността на юридическото лице;
  • - Отдаване на имущество под наем;
  • - Наличие на естествена фира и фири в съхранявани и транспортирани продукти, суровини и материали;
  • - Не парични вноски в капитала на новоучредени или съществуващи дружества;
  • - Приватизация на предприятие;
  • - Смяна на материално отговорното лице на даден обект;
  • - В случаи на разхищение или злоупотреби;
  • - Възникване на производствени аварии;
  • - Кражби;
  • - Възникване на стихийни бедствия - пожар, наводнение, земетресение и др. п.;
  • - Ликвидация на дейността;
  • - Сливане или разделяне на предприятия;
  • - Структурна реорганизация на дейността;
  • - Продажба на заведено имущество;

Нормативна основа за инвентаризация

Нормативна основа за провеждане на инвентаризация е залегнала в Закона за счетоводството, основно в глава 4 и в Националния сметкоплан, основно в част 1, точка В. Инвентаризирането е финансов метод за фактическа проверка на наличността, състоянието, стойностите и натуралните параметри на инвентара на юридическото лице към точно определена дата, съпоставяне на получените резултати със счетоводните данни и установяване на евентуални разлики (липси или излишъци) с цел осъществяване на вътрешно финансов контрол.

Конкретния ред и срокове за провеждане на инвентаризациите се определят от ръководителя на предприятието, с изключение на случаите, когато това е предвидено в закон за определени ситуации. Те се провеждат за потвърждение правилността и достоверността на данните в счетоводния отчет и за осъществяване на финансова отчетност в съответното юридическо лице.

На проверки за фактическата наличност и състоянието на инвентара се подлагат отделни предприятия, техни обединения (холдинги, консорциуми), стопански организации, обществени организации с не стопанска цел, бюджетни организации, общински и държавни институции, независимо от формата на собственост в тях, като се инвентаризират имущество, оборотен инвентар, стоково материални ценности, финансови вземания и задължения, парични средства, продукти, суровини с отчитане на естествена фира и фири при тяхното съхранение и транспорт.

Отговорността за провеждане на всяка инвентаризация се носи от ръководителя на организацията или предприятието, който е длъжен със заповед да създаде необходимите условия за нейното провеждане, да определи сроковете и обектите за проверка, състава на инвентаризационната комисия, както и нейния ръководител.

Инвентаризационна комисия

Финансовата проверка започва и се провежда със Заповед за инвентаризация, издадена от ръководителя на юридическото лице, с която се назначава инвентаризационна комисия, в чийто състав задължително влиза главния счетоводител и съответното материално отговорно лице (МОЛ) на проверявания обект, а също и поне двама членове, които са служители в администрацията, счетоводството или други специалисти, които са в състояние да оценят състоянието на проверявания инвентар.

Със Заповедта за инвентаризация се определят и сроковете за провеждане на инвентаризирането. След връчването й, членовете на инвентаризационната комисия трябва да се запознаят със счетоводно -техническата документация за инвентара в проверявания обект - паспорти, инструкции, инвентаризационни описи. На материално отговорното лице се издава разписка, че всички документи за обекта са предадени на комисията преди началото на проверката и че всички движения на стоково материални ценности са фиксирани и отчетени.

Подготовка за инвентаризация

Всички членове на инвентаризационната комисия трябва да са запознати с изискванията на нормативната база за провеждане на инвентаризации, както и с Наредба № 13а за нормите на естествена фира и фири при съхранение и транспортиране на продукти, суровини и материали. Подготвени по този начин, членовете на комисията правят проверка на наличните инвентари в проверявания обект, като констатират и в какво състояние са те. Ако нещо липсва или е в негодно състояние, изясняват се причините за това.

Преди началото на финансовата проверка комисията получава от счетоводството счетоводния отчет, в който са фиксирани инвентаризационните описи на проверяваното имущество с неговите количества и стойности. В регистрите е необходимо да са налични следните данни:
  • -    дата и наименование на стопанските операции;
  • -    сума;
  • -    остатъци по сметката в началото и края на годината.
Ръководителя на инвентаризационната комисия трябва да се запознае с копие от приходните и разходните документи и да запише в тях “до инвентаризацията на ……….20… г.” Така се определя стойността на проверявания инвентар или на стоково-материалните ценности преди началото на инвентаризирането. Тези данни влизат в Инвентаризационния протокол в колонката “По данни от счетоводния отчет”.

Подготвителната работа на инвентаризационната комисия се заключава в

  • -    определяне на стопанските обекти, подлежащи на инвентаризация,
  • -    установяване на материално отговорните лица по съответните обекти,
  • -    разпределение на отговорностите между членовете на комисията,
  • -    анализ на резултатите от предишни инвентаризации,
  • -    откриване на обектите, в които преди са били засичани липси или излишъци, както и тези, в които се намират продукти подложени на естествена фира и фири при съхранение и транспортиране.

Към обектите за инвентаризиране могат да се отнесат

  • -    складови помещения;
  • -    търговски зали;
  • -    кухни;
  • -    бюфети или столове за хранене;
  • -    производствени помещения;
  • -    офиси.
След това се организира пломбиране на помещенията, в които се намират стоково - материалните ценности и инвентарите. Прави се проверка на проверка на инвентара, с който ще се осъществяват премерванията и претеглянията. Подготвят се за работа съответните уреди за преброяването, в т.ч. и тези които принадлежат на материално отговорните лица по обектите.

Провеждане на инвентаризация

Всяка инвентаризация се провежда с участието на материално отговорните лица към съответния обект - склададжии, касиери и т.н. От тях се вземат разписки, че всички постъпили в обекта стоково материални ценности са заприходени, а всички отпуснати по предназначение - са отписани, като всички първични документи са предадени в счетоводството.

След преброяванията, притегленията и премерванията, резултатите от проверката и направените констатации се вписват в Протокол за инвентаризация. За всеки проверяван инвентар се съставя отделна бланка - стоки, пари, инструменти и т.н. В него, в табличен вид се представя състоянието на проверяваните вещи преди проверката - според счетоводните документи и след инвентаризацията - според действителното състояние и наличност.

По този начин се констатират всички липси и излишъци в заприходеното имущество или констатираните естествена фира и фири в продукти, материали и суровини, които са подложени на съхранение или на транспорт, според технологичния цикъл в предприятието. Протокола за инвентаризация се подписва от всички членове на инвентаризационната комисия и от материално отговорното лице за съответния проверяван обект, като се съхранява поне 5 години в архива на юридическото лице.

Основни цели при инвентаризиране

Основна цел на всяко инвентаризиране е да се установи фактическото наличие на инвентара в юридическото лице в съпоставка с данните от счетоводните записи (по документи). Поради това проверката се прави с действително преброяване, премерване и претегляне на стоково материалните ценности. Инвентаризация може да се провежда в различни обекти:
  • -    складове;
  • -    търговски обекти;
  • -    производствени цехове
  • -    офиси;
  • -    каса.
И за различни инвентари и стоково материални ценности:
  • - основни средства;
  • - материални запаси;
  • - готова продукция;
  • - стоки в търговската мрежа;
  • - наличие на парични средства;
  • - ценни книги и парични документи.

Основни цели на всяка инвентаризация са:

  • -    проверка правилността на данните от текущия отчет и откриване на допуснати грешки;
  • -    отразяване на неотчетените стопански и финансови операции;
  • -    контрол върху съхраняването на зачисленото имущество;
  • -    контрол за пълнотата и своевременното изпълнение на стопанските договори и задължения, своевременно плащане на данъци и такси;
  • -    проверка за условията и реда по съхранение на стоково материални ценности и работен инвентар;
  • -    откриване на залежали и остарели стоки или такива с изтекъл срок на годност;
  • -    проверка за съблюдаване на принципите за материална отговорност;
  • -    проверка за състоянието, движението и отчитането на стокови запаси;
  • -    проверка дали се отразяват всички стопански операции в документите и в счетоводния отчет;
  • -    контрол по изпълнение на правилата за съхранение на специфични стоково материални запаси подложени на естествена фира и фири (продукти, суровини, материали);

Как се оформят резултати от инвентаризации?

След приключване на инвентаризациите и оформлението на Протоколите, последните се предават за по-нататъшна обработка в счетоводството на организацията. В някои случаи, с констатираните излишъци може да се компенсират някои от липсите на аналогични материални ценности, но това може да се направи само веднъж при един проверяван период, за едно материално отговорно лице (МОЛ) и за едно стоково наименование. В този случай МОЛ трябва да представи обяснение пред комисията за допуснатите разминавания.

Така в заличителната ведомост ще се отрази сумата на липсите, която се покрива от излишъци.
Понякога може да се окаже, че липсите и излишъците се дължат на грешки в счетоводната документация, ако някои от стоково материалните ценности не са заприходени. В този случай проблема се решава с уточнение и поправки в счетоводните записи. Излишъците трябва да се заприходят, а липсите да се отпишат от документите на материално отговорното лице. Заличителните ведомости се съставят в два екземпляра, по един за счетоводството и за МОЛ

Всяка инвентаризация представлява вид финансова проверка и потвърждение за фактическото наличие на осчетоводените по документи материални и финансови активи и друг инвентар, според дейността (посуда, екипировка, имущество…) на едно дружество, които са заведени в инвентарните книги и приети за съхранение от материално отговорните лица в различните обекти - складове, магазини, цехове, офиси и т.н. на юридическото лице.
------------------

Налични издания по английски език - за българи: